Подборка полезных публикаций для веб-мастеров и заказчиков

Как гореть не выгорая, или 10 лайфхаков, помогающих структурировать рабочий процесс и не ощущать себя в горящем танке

15.09.2021 | habr.com

У настоящего самурая, как известно, нет цели, есть только путь. У офисного самурая все так же, хотя об этом нет ни полслова в Хагакурэ. Каждодневный путь усеян как терниями, так и лаврами. Но, что бы ни выпало на путь офисного воина, он должен встречать неведомое с доблестью и честью. И тогда дух его будет спокоен, а поступки — безупречны.

Меня зовут Евгений, я QA-инженер в Тинькофф. Здесь хочу поделиться лайфхаками, которые использую уже некоторое время и которые делают мою повседневную работу и жизнь увереннее и спокойнее. Не могу сказать, что инструменты новые и неизвестные миру, но это тот топчик, который я опробовал на себе и который прошел проверку временем.

Лайфхак 1. Структурируйте переписку


Да, об этом все говорят, но мало кто делает. Часто наблюдаю картину, когда у коллег висят сотни (и даже тысячи!) непросмотренных писем и сообщений. В глазах коллег тоска и ужас от этих авгиевых конюшен, но как все разгрести — совершенно непонятно. Не хватает ни сил, ни времени, ни моральных ресурсов. Однако переписку всегда можно структурировать.

Outlook. В «Аутлуке» можно и нужно создать правила, по которым входящие письма будут лететь в нужную папку, откуда их потом легче разгребать. Например, мы хотим, чтобы все письма из Jira падали в одну папочку. За минуту настраиваем в программе правило, по которому все письма, в теме которых есть слово Jira, летят в одноименную папку. Так почти все письма можно рассортировать по десятку папок, и во «Входящие» будут попадать только реально важные, а не рутинные послания, выбивающиеся из общего потока. Пару раз в день можно пробегать по всем папкам, чтобы быть в курсе происходящего. Мануал по созданию правил можно найти в справке Microsoft.

Slack. Аналогично обстоят дела со «Слаком». Как правило, есть десятки чатов и переписок, которые сливаются в одну сплошную стену и нервируют постоянными нотификациями. При этом реально важных и нужных контактов и чатов наберется едва ли два десятка. Получается, что эти пару десятков нужно вынести на передний план, а остальные можно мониторить в освободившееся время. Для этого нужно сделать три несложных шага:

1. Закрепить личные переписки. Наведите мышку на нужный вам контакт, нажмите ПКМ → Move conversation → Starred. Готово: теперь этот контакт будет на самом верху из всего списка и никогда не уйдет из внимания. Также вы будете понимать, что на сообщения контактов, которые были закреплены, нужно обращать внимание в первую очередь.

2. Разбить чаты по тематикам. Чтобы быстрее ориентироваться в обилии чатов, можно их тематически сгруппировать и закрепить, как и личные переписки. Например, ваша команда называется «Зайчики» и у вас несколько чатов: для обсуждения технических вопросов, бизнесовых, с нотификациями по проекту и так далее. Наведите курсор мыши на каждый относящийся к команде чатик, нажмите ПКМ → Move conversation → Move to section. Теперь создаем новую секцию с названием «Зайчики» или выбираем уже созданную. Так чаты можно разбить по тематикам и в первую очередь обращать внимание на нотификации в важных для вас секциях. А еще на каждую секцию можно поставить свою аватарку-смайлик. Более подробно про создание секций можно почитать в хелп-центре «Слака».

3. Отключить не очень важные чаты. Если они не замьючены, то отнимают энергию и внимание постоянными уведомлениями. Отключите нотификации и сами выбирайте время, когда по ним пройтись и посмотреть, что там происходит. Я, например, это делаю раз в сутки. С вероятностью в 95% там не будет чего-то важного для вас, ведь все важные чатики вы сгруппировали на втором шаге и сообщения в них — на первом плане.

В общем, структурируйте переписку, дамы, господа и сочувствующие! Это сэкономит много сил и позволит хорошо ориентироваться в действительно важных темах.

Лайфхак 2. Ведите квадрат Эйзенхауэра

Эта методика тоже давно известна. Говорят, ее сформулировал Дуайт Эйзенхауэр, 34-й президент США, который увлекался тайм-менеджментом. Кратко объяснить ее суть можно фразой «Не все срочные дела важны и не все важные дела — срочные».

Составляем матрицу из четырех квадратов:

1. Срочно — Важно.
2. Срочно — Не важно.
3. Не срочно — Важно.
4. Не срочно — Не важно.

Выглядит квадрат примерно так:

Теперь выпишите все свои дела в разные ячейки квадрата, самостоятельно расставляя приоритеты. Так станет понятно, за что браться в первую очередь, а что может и подождать. А еще перед вами будет визуализирован список задач, которые нужно выполнить.

Мой алгоритм использования этой методики прост: я создал в гугл-таблице такой квадрат и веду в нем список всех своих дел, распределяя их по ячейкам в соответствии с приоритетом. Как только какое-то дело закончено, я зачеркиваю его прямо в таблице, не удаляя. Если появляется новое дело, записываю его в таблицу. На следующий день я делаю копию этой таблицы, называю новый файл текущей датой, оцениваю зачеркнутые (читай — выполненные) пункты и уже в новой копии эти пункты удаляю. И так каждый день. Как сказал классик: «Времени это все занимает самую малость, а пользы — цельный вагон». В нашем случае польза такая:

1. Визуализация всех своих дел.
2. Приоритезация действий.
3. Отсутствие опасений, что что-то забудете, ведь все зафиксировано в квадрате.
4. Контроль над своими задачами.

Рекомендую хотя бы попробовать. Я был немало удивлен, что простецкая штука так эффективна. Делюсь шаблоном квадрата — копируйте и пользуйтесь.

Лайфхак 3. Анализируйте новые задачи по правилу пяти минут

Часто во время рабочего процесса, когда ты, весь такой креативный и сконцентрированный, пилишь во благо Родины полезную фичу, внезапно появляется какой-нибудь новый контекст. Например, кто-то пишет в личку с вопросом. Иногда такие вопросы летят плотным потоком. Когда пытаешься решить новый контекст, погружаешься в него, что-то делаешь, это отвлекает от основной задачи. Потом, после решения вопроса, снова возвращаешься к фиче на благо Родины, но ты уже выбит из контекста этой задачи и приходится тратить время и моральный ресурс на обратное погружение. Только погрузишься — и бац, прилетает новый вопрос в личку. Это раздражает и отнимает много сил.

Справляться с такой расфокусировкой мне помогает правило пяти минут. Как только ко мне поступает новый контекст, я оцениваю время на решение этого вопроса. Если его решение займет менее пяти минут, тот тут же его выполняю. За эти пять минут не успеваешь выбиться из русла основной задачи. Если вопрос потребует больше пяти минут, просто заношу его в список своих дел в квадрате Эйзенхауэра в соответствии с приоритетом.

Так мы убиваем трех зайцев:

  1. Не устаем от частого переключения контекстов.

  2. Быстро решаем небольшие вопросики, не накапливая их комом.

  3. Не опасаемся что-то забыть, так как записываем все, что не было немедленно решено.

Важное уточнение. Если ваш новый контекст — «!Упал прод!», то все же следует отвлечься от текущей задачи, даже если поднятие прода займет, по вашим прикидкам, больше пяти минут.

Лайфхак 4. Работайте по таймеру

Техника «Помодоро» — одна из самых известных и популярных методик тайм-менеджмента. В наше время удаленной работы из дома в жакете на босу пипу это бриллиантик, позволяющий взять себя в руки и продуктивно действовать, несмотря на отвлекающие факторы вроде дивана, холодильника и котика, гоняющего вокруг рабочего стола фантик.

Суть техники в том, что вы четко отмеряете периоды работы и отдыха с помощью таймера и строго придерживаетесь размеченного тайминга. Например, ставите таймер на 50 минут и даете себе строгую установку, что в эти 50 минут будете четко сконцентрированы на рабочей задаче, не отвлекаясь ни на что другое. И погружаетесь в продуктивный рабочий процесс, четко фокусируясь на цели. Через 50 минут таймер тренькает, и вы уходите на заслуженный 10-минутный отдых, тоже по таймеру. В эти 10 минут можете делать что угодно: хоть петь гимн Словакии, хоть валяться на диване. После 10-минутного отдыха — снова 50 минут работы.

Интервалы можно задать произвольно. Я использую формулу 50/10, но кому-то удобнее 25/5. Или 40/10. Главное, что у вас есть четкая цель — продуктивно работать отрезок времени, после которого будет заслуженная награда в виде отдыха.

Есть много сервисов и приложений, которые предоставляют такие таймеры. Я использую Рomofocus.io. Но можно и на мобилку скачать приложение, даже купить себе реальный физический таймер: их много, есть специально заточенных под технику «Помодоро».

Попробуйте, классная штука.

Лайфхак 5. Делите большое дело на части

Есть один хитрый совет — ешьте слона по кусочкам. Но обижать настоящих слонов, а тем более их есть нельзя! Это древние и благородные животные, обидев которых вы навлечете гнев небес.

Что касается техники, тут все просто: любое большое дело нужно декомпозировать на маленькие части, которые намного проще будет «съесть» — и морально, и физически. А съев все эти кусочки, вы поймете, что от «слона» ничего и не осталось — огромное дело сделано.

За большие дела и задачи всегда сложно браться: они кажутся неподъемными и постоянно откладываются на потом, погружая в пучину прокрастинации. Но, распилив такого бронтозавра на части, будет легко с ним справиться.

Например, вам нужно пробежать три километра. Это сложно сделать, учитывая, что сейчас вы лежите на диване, а в телефоне призывно звенят нотификации от приложений с доставкой еды.

Сама мысль о том, чтобы сейчас бежать три километра, угнетает. Дело кажется большим и неподъемным. Если есть этого слона по кусочкам, то нужно разбить задачу на много маленьких:


1. Встать с дивана.
2. Надеть треники.
3. Надеть кроссовки.
4. Выйти из дома.
5. Добежать до угла дома.
6. Добежать до пункта приема стеклотары.
7. И так далее, пока не пробежите три километра.

При этом концентрироваться надо именно на том маленьком пункте-подзадаче, которым занимаешься именно сейчас, не охватывая разумом весь проект. То есть, надевая треники, думайте только о надевании треников и о том, как это эффективнее сделать.

Каждая из подзадачек легкая, вполне подъемная и совершенно не пугает. Но, когда вы выполните все мелкие задачи и завершите большое дело, сможете вознаградить себя чем-то хорошим — например, шаурмой.

Лайфхак 6. Делайте перерывы на сон

Во времена моего детства была передача «Зов джунглей» с Сергеем Супоневым. И там была песенка на заставке: «Вечером в среду, после обеда сон для усталых взрослых людей…»

Этот пунктик не только для стариков, чьи митохондрии измочалены долгой жизнью и бытом. Способ подойдет каждому — диву даешься, насколько он эффективный.

Позвольте себе поспать 15—20 минут в середине рабочего дня, когда уже немного накопилась усталость. Проснувшись, вы будете слегка дезориентированы первые минут пять, но потом подумаете: «А какой же я молодец, что позволил себе перезагрузиться!» Голова будет свежая и ясная.

Лично меня после такого отдыха хватает еще на несколько часов плодотворной работы. Наверное, техника подойдет не всем, но меня очень выручает.

Если же вашему шефу не понравится, что вы похрапываете на рабочем месте и пускаете слюни на документы, то скажите ему, что практикуете технику трудолюбивых японцев — «инэмури». В Японии считается вполне нормальным вздремнуть полчасика на рабочем месте. Даже специальные подушечки для этого есть.

Но лучше все же заранее договориться с шефом, что в свой обеденный перерыв вы позволите себе 15 минут сна, чем шокировать начальство отпечатками букв на лице.

В общем, рекомендую.

Лайфхак 7. Слушайте музыку

Не стоит недооценивать такой бодрящий и мотивирующий аспект, как музыка. Люди — существа эмоциональные, и музыка может очень здорово воодушевлять и вселять силу.

Всю блокаду, несмотря на трудности, в Ленинграде проработал театр музкомедии. Думаю, он внес немалую лепту в то, что город устоял: люди заряжались энергией музыки и это придавало сил.

Когда чувствуете, что ваша батарейка подсела, зарядите ее любимой музыкой. Неважно, что это будет — новый альбом Миши Маваши или ламбада. Главное, чтобы мотив и слова были вам близки, придавая сил и энергии. Если вы слушаете музыку в офисе и рядом коллеги, лучше делайте это в наушниках, иначе заряжающий вас трек Моргенштерна может пробудить берсерка в коллеге напротив. А ведь в руках берсерка даже ручка — страшное оружие.

Лайфхак 8. Пейте витамины

Поддерживайте свой организм периодическими курсами витаминов и БАДов. Не стоит недооценивать силу ежедневной ложки рыбьего жира на протяжении месяца. А если во время весеннего авитаминоза вы порадуете организм курсом поливитаминов, почувствуете, как ваш биоскафандр будет вам благодарен. Будет проще сконцентрироваться на работе, появится больше энергии, будете высыпаться качественнее за меньшее время. Но любые комплексы лучше принимать после консультации специалиста, потому что в вопросе витаминов не всегда «чем больше — тем здоровее».

А еще лично у меня есть лайфхак. Утром вместо кофе я пью 20 капель настойки элеутерококка и съедаю три кусочка темного горького шоколада. Бодрит покруче двойного эспрессо. Злоупотреблять не стоит, но когда важно быть собранным и сфокусированным, вполне можно использовать. Из бонусов — бесценный взгляд аптекаря, который будет продавать вам пузырек с настойкой, думая, что вы алкоголик. Не разочаровывайте человека, попросите еще аскорбинку «на закуску».

Лайфхак 9. Относитесь к трудностям с юмором

Старайтесь привносить в рабочий процесс нотку юмора. Даже самую непростую ситуацию всегда можно рассмотреть с точки зрения юмора и разрядить напряжение, создав обстановку для решения этой самой ситуации.

Это не значит, что нужно рассказывать направо и налево скабрезные анекдоты, но уместно вставленная шутка позволяет создать дружелюбную атмосферу в команде. Это существенно повышает продуктивность и уровень коммуникаций. Самое же главное — смех позволяет снизить уровень стресса и выгорания. Придерживайтесь слов Бернара Вербера «Юмор — как щит», и будет вам счастье.

Лайфхак 10. Отдыхайте

Мы живем во время бесконечной гонки. Чтобы быть в тренде, быть конкурентоспособным, не отставать от жизни, постоянно приходится крутиться в этом беличьем колесе. Мы стараемся покорить всё новые и новые высоты. И в первую очередь это касается работы.

Кто-то сутками не отлипает от рабочего ноутбука, стараясь успеть и там, и здесь. Сначала это удается. Но потом всегда приходит тяжелая усталость, выгорание и апатия. Так уж устроен человеческий организм: нам нужен отдых. Выгорев, мы никому не принесем пользы — ни себе, ни проекту.

Поэтому отдыхайте. Обязательно хотя бы на один день в неделю полностью отключайтесь от рабочих процессов и делайте то, что вам нравится. И это не обязательно прыжки с парашютом и езда на антилопах. Если отдых для вас — диван и сериальчики, то этим и займитесь. Вы заслужили за долгую рабочую неделю. Главное, чтобы это вас расслабляло и давало перезарядку.

А еще ходите в отпуск. В настоящий отпуск, замьютив все рабочие чаты и телефоны. И возвращайтесь из отпуска счастливым и отдохнувшим, с ворохом магнитиков для коллег. Даже если это будут магнитики из ближайшего «Фикс-прайса», главное — внимание.

Вот такие несложные лайфхаки и методики я реально использую и чувствую, что они приносят немалую пользу. На самом деле необязательно использовать их все. Внедрив в свою деятельность даже что-то одно из списка, вы наверняка ощутите пользу и благость. Пробуйте, и да пребудет с вами сила!

сохранить ссылку